Nach Art. 16 Satz 1 BayDiG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer sowie im Sinne des Artikel 3a Abs. 2 BayVwVfG schriftformersetzender Dokumente zu eröffnen. Die Stadt Tirschenreuth hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Maßgabe folgender Rahmenbedingungen eröffnet.

Zugänge im Sinne der Zugangseröffnung sind die/das von der Stadt Tirschenreuth publizierte/n:

• E-Mail-Adressen
• Kontaktformulare
• Online-Formulare
• Besonderes elektronisches Behördenpostfach
• Ein De-Mail-Zugang gemäß De-Mail-Gesetz (De-Mail-G) wird nicht eröffnet

Zu unterscheiden ist dabei grundsätzlich zwischen formfreien (I.) und formgebundenen Schreiben (II.):

I. Formfreie Schreiben

1. E-Mail
E-Mails werden unverschlüsselt übertragen und können daher auf ihrem Übertragungsweg von Dritten eingesehen und manipuliert werden. Sie sollten deshalb niemals personenbezogene Daten, vertrauliche Dokumente oder Inhalte per unverschlüsselter E-Mail versenden! Zudem können wir bei einer E-Mail Ihre Identität nicht feststellen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Wie viele E-Mail-Anbieter setzen auch wir Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter“) ein, die unter Umständen auch normale E-Mails fälschlicherweise als unerwünschte Werbung einordnen. In diesem Falle, erhalten Sie eine Antwort, dass Ihre Nachricht abgewiesen wurde. E-Mails, die Schadsoftware enthalten, werden in jedem Falle automatisch gelöscht. Aufgrund der Unsicherheiten im E-Mail-Verkehr ist eine sichere und rechtsverbindliche Kommunikation per E-Mail mit der Stadt Tirschenreuth grundsätzlich ausgeschlossen. Nutzen Sie für förmliche Anliegen stattdessen bitte eine der im Folgenden (Punkte II. und III.) beschriebenen Möglichkeiten.

2. Kontaktformular (ohne Bayern-ID)
Hier können Sie eine formlose Nachricht an die Stadt Tirschenreuth übersenden (https://forms-lsc.lkr-tir.de/formcycle/form/provide/1852/). Im Unterschied zur E-Mail findet eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten statt. Eine Authentifizierung ist nicht erforderlich.

II. Formgebundene Schreiben mit Schriftformersatz

1. Vorbemerkung
Die durch das am 01.08.2022 in Kraft getretene Bayerische Digitalgesetz (BayDiG) zusätzlich eröffneten Möglichkeiten zur schriftformersetzenden Kommunikation mit der Stadt Tirschenreuth werden hier Berücksichtigung finden und dargestellt werden, sobald diese auch faktisch nutzbar sind.

2. Sicheres Kontaktformular (mit Bayern-ID)
Im BayernPortal finden Sie das „Sichere Kontaktformular“, mit dem Sie verschlüsselt und – bei Authentifizierung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitels, der eID-Karte für EU-Bürger oder dem Softwarezertifikat „authega“ – auch schriftformersetzend mit uns in Kontakt treten können (https://formularserver-bp.bayern.de/sichererKontakt?caller=62997809472). Somit können Sie auf diesem Wege auch Anträge oder Widersprüche vollständig elektronisch bei uns einreichen, entweder als formlosen Text oder als Datei-Upload. Sofern Sie zustimmen, erhalten Sie Antwort im Postfach Ihres Bayern-ID Servicekontos.

Weitere Informationen: Ausgewählte Hilfethemen - Häufig gestellte Fragen

3. Qualifizierte elektronische Signatur
Um die Schriftform elektronisch zu ersetzen, genügt nach Art. 3a Abs. 2 Sätze 2 und 3 BayVwVfG ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Vertrauensdienstegesetz (VDG) i.V.m. Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.07.2014 versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Es werden nur Signaturen von akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern akzeptiert. Wir weisen darauf hin, dass eine qualifizierte elektronische Signatur alleine keine Verschlüsselung des Inhalts Ihrer Nachricht bzw. Anlagen bewirkt!

4. Besonderes elektronisches Behördenpostfach
Die Stadt Tirschenreuth ist über ihr besonderes elektronisches Behördenpostfach (kurz: beBPo) erreichbar. Weitere Informationen finden Sie hier (https://egvp.justiz.de/).

III. Verschlüsselte Kommunikation (ohne Schriftformersatz)

1. Online-Formulare
Die Stadt Tirschenreuth arbeitet an intelligenten Online-Formularen, die vollständig elektronisch eingereicht werden können. Das Angebot wird laufend und schrittweise erweitert. Sie finden die Online-Formulare über unsere Homepage (https://www.stadt-tirschenreuth.de/rathaus-buergerservice/digitaler-behoerdengang), das Bürgerserviceportal (https://www.buergerservice-portal.de/bayern/tirschenreuth/) und das BayernPortal (https://www.freistaat.bayern/dokumente/behoerde/62997809472plz=95643&behoerde=62997809472&gemeinde=459078964693). Im Rahmen findet eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten statt.

2. Bayern-PKI
Mit S/MIME verschlüsselte E-Mails können Sie schicken an poststelle(at)stadt-tirschenreuth.de. Weitere Informationen zur S/MIME-verschlüsselten E-Mail-Kommunikation mit der Stadt Tirschenreuth finden Sie in der Anlage unten.

IV. Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Tirschenreuth nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an. Aus Gründen der IT-Sicherheit werden keine Dateien mit Makros oder automatisierten Abläufen (Scripte, Programme) angenommen. E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

• Word für Windows (*.docx)
• Excel für Windows (*.xlsx)
• Portable Document Format (*.pdf)
• Textdateien im Format ANSI (*.txt)
• Rich Text Format (*.rtf)
• Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
• Graphics Interchange Format (*.gif)

E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline). Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 50 Megabyte angenommen. Falls Sie größere Datenmengen übermitteln wollen bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Sie erhalten dann einen Upload-Link. Dateien in den genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Hierbei ist das 7z-Format zu wählen. Selbstentpackende Archive werden nicht angenommen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen. Der Austausch von Daten über Onlineverfahren und -formulare, die unter www.stadt-tirschenreuth.de angeboten werden, erfolgt grundsätzlich verschlüsselt (HTTPS/SSL) und ist so vor Mitlesen und Manipulation geschützt.

Wird per E-Mail an die Stadt Tirschenreuth herangetreten, geht die Stadt Tirschenreuth davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist, versichern Sie sich gegebenenfalls telefonisch, ob Ihre E-Mail den Adressaten erreicht hat.

Anlage

S/MIME-verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit der Stadt Tirschenreuth

Für die S/MIME-verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit der Stadt Tirschenreuth verwenden Sie bitte folgende Zertifikate:

1. Wurzelzertifikat der Bayern-PKI:
Für die Verwendung unseres S/MIMIE-Zertifikats ist es erforderlich das Bayern-Root-CA-2019.cer auf ihrem Computer im Verzeichnis "Vertrauenswürdigen Stammzertifizierungsstellen" zu installieren. Dieses finden Sie unter folgendem Link: https://www.pki.bayern.de/vpki/allg/cazert/index.html
 

2. Zwischenzertifikat Bayern-Softtoken-Issuing-CA-2019
Weiter ist es erforderlich das Bayern-Softtoken-Issuing-CA-2019.cer auf ihrem Computer im Verzeichnis "Zwischenzertifizierungsstellen" unter "Zertifikate" zu installieren. Dieses finden Sie ebenfalls unter folgendem Link: https://www.pki.bayern.de/vpki/allg/cazert/index.html
 

3. Zertifikat des jeweiligen Kommunikationspartners herunterladen
Zertifikat Mailadresse poststelle(at)stadt-tirschenreuth.de
Zertifikat der Poststelle (poststelle(at)stadt-tirschenreuth.de) herunterladen, zip

Gültigkeit: 03.01.2025 bis 12.03.2027
Fingerabdruck: e54d00fa6d27f05a8728de773a623419d84ccd62
 

4. Rückkanal
Bitte teilen Sie uns auch mit, ob und auf welche Weise wir Ihnen zur Beantwortung Ihrer Zusendungen verschlüsselte E-Mails übersenden können und ob Sie – falls dies nicht möglich ist – mit einer unverschlüsselten Antwort per E-Mail auf Ihr Schreiben einverstanden sind. Wenn Sie über keine Möglichkeit zum Empfang verschlüsselter E-Mails verfügen, bitten wir Sie uns zur Beantwortung Ihrer schutzwürdigen Nachrichten Ihre Postanschrift zu nennen.